Office Manager (m/w/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung
Im Hannah-Arendt-Institut für Totalitarismusforschung e. V. an der TU Dresden ist zum 1.11.2023 im Rahmen einer Elternzeitvertretung bis 18.10.2024 in Vollzeit und vom 19.10.2024 bis 18.7.2025 mit 50 % einer Vollzeitbeschäftigung die Stelle des Office Managers (m/w/d) zu besetzen. Es besteht Aussicht auf Verlängerung.
Das Hannah-Arendt-Institut (HAIT) ist eine landesfinanzierte Forschungseinrichtung, in der sich Historiker und Sozialwissenschaftler der Untersuchung von Diktaturen in Deutschland in internationaler und nationaler Perspektive widmen.
Aufgabengebiete:
- allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Termin- und Besprechungsorganisation, Telefonzentrale/-vermittlung, Aktenführung sowie Ablageverwaltung,
- eigenständige Erledigung von Korrespondenz und Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs,
- selbständige Kontrolle und Überwachung von Terminen, Beschlüssen, Aufgaben und Wiedervorlagen,
- Pflege von Datenbanken, insbesondere Personal- und Adressdatenbank,
- organisatorische Vorbereitung von und Protokollführung bei Sitzungen,
- organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Veranstaltungen, Empfang von Besuchern,
- zentrale Dienste, insbesondere Einholung von Angeboten, Bestellwesen.
Voraussetzungen:
- Berufserfahrung in Verwaltungsabläufen
und/oder
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation (auch im Rahmen eines Bachelorstudiums),
- Interesse an der Arbeit des Hannah-Arendt-Instituts,
- sichere Kenntnisse in den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, Access, Power Point, Microsoft Outlook),
- sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse,
- gute Englischkenntnisse,
- freundliches Auftreten und Erfahrung in der Teamarbeit.
Die Vergütung der Stelle erfolgt nach Entgeltgruppe E6 TV-L.
Männer sind ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei der Stellenbesetzung bevorzugt behandelt.
Bewerbungen sind ausschließlich in elektronischer Form in einem PDF-Dokument bis zum 8.10.2023 an hait@tu-dresden.de zu senden.